Duplikat faktury można wystawić za okres do 5 lat wstecz kluczowy jest termin przedawnienia zobowiązania podatkowego
- Obowiązek wystawienia duplikatu wynika z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT.
- Maksymalny okres to 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
- Po 5 latach sprzedawca nie ma prawnego obowiązku wystawienia duplikatu faktury.
- Termin ten różni się od przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (2-3 lata).
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku wprowadzi 10-letnią archiwizację faktur, eliminując problem duplikatów dla transakcji objętych systemem.
- Duplikat musi zawierać te same dane co oryginał oraz adnotację "DUPLIKAT".
Z mojego doświadczenia wynika, że kluczową kwestią w kontekście duplikatów faktur jest zrozumienie pięcioletniego okresu, który reguluje możliwość ich uzyskania. Ten termin nie jest przypadkowy wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych i ma fundamentalne znaczenie dla obowiązków zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Dlaczego pięć lat to magiczna granica dla duplikatów faktur?
Obowiązek wystawienia duplikatu faktury, jasno określony w art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, jest ściśle powiązany z obowiązkiem przechowywania dokumentacji księgowej. To właśnie ten drugi obowiązek wyznacza ramy czasowe. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To kluczowy przepis, który jednocześnie wyznacza minimalny okres, przez jaki przedsiębiorcy muszą przechowywać faktury. Jeśli muszę przechowywać fakturę przez pięć lat, to przez ten sam okres mam możliwość wystawienia jej duplikatu.
Jak precyzyjnie liczyć termin 5 lat? Praktyczny przykład, który rozwieje wątpliwości
Wielu moich klientów myli sposób liczenia tego terminu. Ważne jest, aby pamiętać, że 5-letni termin nie jest liczony od daty wystawienia faktury. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Pozwól, że podam przykład: jeśli zobowiązanie podatkowe za transakcję z czerwca 2020 roku (np. VAT do zapłaty za czerwiec 2020) miało termin płatności do 25 lipca 2020 roku, to okres przedawnienia zaczyna biec od końca roku 2020. Oznacza to, że zobowiązanie to przedawni się z końcem 2025 roku. W praktyce więc, dokumenty dotyczące tej transakcji muszę przechowywać do końca 2025 roku, co de facto oznacza niemal 6 lat od daty transakcji. To właśnie do tego momentu sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat.
Czy duplikat faktury starszej niż pięć lat jest możliwy do uzyskania?
Po upływie wspomnianego 5-letniego okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, na sprzedawcy nie ciąży już prawny obowiązek przechowywania faktury. Co za tym idzie, nie ma on również obowiązku wystawienia jej duplikatu. W takiej sytuacji wystawienie duplikatu jest jedynie kwestią dobrej woli sprzedawcy, jeśli nadal posiada on dane w swoim systemie księgowym. Nabywca nie może go do tego zmusić na drodze prawnej.
Duplikat faktury a przedawnienie długu: nie myl tych pojęć
Często obserwuję, że przedsiębiorcy mylą termin przechowywania dokumentów i możliwość wystawienia duplikatu z terminami przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych o zapłatę. To są dwie zupełnie różne kwestie prawne. Roszczenia ze sprzedaży między przedsiębiorcami przedawniają się co do zasady po 2 latach, a inne roszczenia związane z działalnością gospodarczą po 3 latach. Są to terminy znacznie krótsze niż 5 lat na duplikat.
Dlaczego termin na windykację nie wpływa na obowiązek wystawienia duplikatu?
Podkreślam to zawsze: obowiązek wystawienia duplikatu faktury jest regulowany przepisami podatkowymi i jest związany z przechowywaniem dokumentacji na potrzeby kontroli skarbowych. Termin na windykację, czyli dochodzenie zapłaty za fakturę, to kwestia prawa cywilnego. Są to dwie niezależne od siebie sfery prawne. Fakt, że roszczenie o zapłatę przedawniło się, nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia duplikatu, jeśli wciąż mieści się on w 5-letnim okresie podatkowym.
KSeF: czy to koniec problemu zaginionych faktur?
Zbliżamy się do rewolucji w obiegu dokumentów. Od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ten system ma na celu całkowite zrewolucjonizowanie sposobu wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w Polsce.
10 lat archiwizacji w systemie: Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Jedną z najważniejszych zmian, którą wprowadzi KSeF, jest archiwizacja faktur. Faktury wystawione w systemie będą w nim przechowywane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. To znacznie dłużej niż obecne 5 lat. W praktyce oznacza to, że w przyszłości problem zagubionych faktur i potrzeba wystawiania duplikatów dla transakcji objętych KSeF praktycznie zniknie. Wszystkie faktury będą dostępne w systemie przez długi czas, co z pewnością ułatwi zarządzanie dokumentacją.
Co z fakturami wystawionymi przed erą KSeF? Stare zasady wciąż w mocy
Warto jednak pamiętać, że KSeF to przyszłość. Dla faktur wystawionych przed wejściem w życie obowiązkowego systemu KSeF, nadal obowiązują dotychczasowe zasady dotyczące przechowywania i wystawiania duplikatów. Oznacza to, że zasada 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, pozostaje w mocy dla wszystkich "starych" faktur.
Jak skutecznie poprosić o duplikat faktury?
Chociaż przepisy nie precyzują formy wniosku o duplikat, z mojego doświadczenia wiem, że najlepiej jest złożyć wniosek w formie pisemnej. Może to być e-mail, list polecony lub nawet wiadomość przez system do obsługi klienta. Taka forma zapewnia dowód złożenia wniosku i jasność komunikacji, co jest niezwykle ważne w przypadku ewentualnych sporów.
Jakie dane musi zawierać prawidłowo wystawiony duplikat, by był ważny?
Prawidłowo wystawiony duplikat faktury musi być wierną kopią oryginału, ale z kilkoma kluczowymi różnicami:
- Musi zawierać te same dane, co faktura pierwotna (dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, daty transakcji, nazwa towaru/usługi itd.).
- Powinien mieć bieżącą datę wystawienia duplikatu, a nie datę pierwotnej faktury.
- Najważniejsze: w widocznym miejscu musi znajdować się adnotacja "DUPLIKAT". Bez tej adnotacji dokument nie będzie traktowany jako duplikat.
Przeczytaj również: Druki faktur: Gdzie kupić i czy KSeF je wyeliminuje? Poradnik
Co zrobić, gdy sprzedawca odmawia wystawienia duplikatu pomimo obowiązku?
Jeśli sprzedawca odmawia wystawienia duplikatu w okresie, gdy ma taki obowiązek (czyli w ciągu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku), nabywca może podjąć kroki prawne. W pierwszej kolejności zalecam pisemne wezwanie do wystawienia duplikatu, powołując się na art. 106l ust. 1 ustawy o VAT. W ostateczności można rozważyć skierowanie sprawy na drogę sądową, choć rzadko dochodzi do takich sytuacji. Pamiętaj jednak, że po upływie wspomnianego 5-letniego terminu, odmowa wystawienia duplikatu jest zgodna z prawem i nie masz podstaw do dochodzenia swoich roszczeń.
