Jak założyć firmę w 2026? Kompletny przewodnik krok po kroku

Ten artykuł to kompleksowy przewodnik krok po kroku, który przeprowadzi Cię przez cały proces rejestracji działalności gospodarczej w Polsce. Dowiesz się, jakie formalności musisz spełnić, jakie dokumenty przygotować, jakie koszty ponieść i jakie kluczowe decyzje podjąć, aby skutecznie założyć i prowadzić własną firmę. Moim celem jest, abyś po lekturze poczuł się pewniej i wiedział, jak sprawnie przejść przez ten proces.

Pierwsze kroki i kluczowe decyzje przed założeniem firmy

Dla wielu początkujących przedsiębiorców, w tym dla mnie na początku mojej drogi, jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) jest najpopularniejszą i najprostszą formą prawną. Jej rejestracja jest całkowicie bezpłatna, a cały proces można przeprowadzić w ramach "jednego okienka" za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. To znacznie upraszcza formalności i pozwala szybko rozpocząć działalność. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze trzeba od razu zakładać firmę. Istnieje coś takiego jak działalność nierejestrowana, która jest świetną opcją, jeśli Twój miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia i nie prowadziłeś działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy. Jej główne zalety to brak konieczności zgłaszania się w CEIDG i brak składek ZUS (poza ewentualną składką zdrowotną, jeśli nie masz innego tytułu do ubezpieczenia). Jeśli jednak planujesz większe przedsięwzięcie lub potrzebujesz większej wiarygodności w oczach kontrahentów, JDG będzie lepszym wyborem. Oczywiście, istnieją też alternatywne formy prawne, takie jak spółki (np. cywilna, z ograniczoną odpowiedzialnością), ale wiążą się one ze znacznie większymi formalnościami i kosztami, na przykład minimalny kapitał zakładowy dla spółki z o.o. wynosi 5000 zł. Zanim jednak złożysz wniosek, musisz podjąć kilka kluczowych decyzji.

Przygotuj się do rejestracji firmy: kluczowe informacje przed wypełnieniem wniosku

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku CEIDG-1, upewnij się, że masz przemyślane wszystkie niezbędne elementy. Po pierwsze, nazwa firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa musi obowiązkowo zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku. Możesz ją uzupełnić o dowolne elementy opisowe lub fantazyjne, które najlepiej oddają charakter Twojej działalności, np. "Jan Kowalski Fotografia Artystyczna". Po drugie, kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). To one określają, czym dokładnie będzie zajmować się Twoja firma. Musisz wybrać jeden kod główny, który będzie przeważający, ale możesz dodać również wiele dodatkowych, jeśli planujesz różnorodne usługi czy sprzedaż. Po trzecie, adresy. Będziesz musiał podać adres do doręczeń, a także stałe miejsce wykonywania działalności (jeśli takie posiadasz) oraz swój adres zamieszkania. Pamiętaj, że do każdej zgłaszanej nieruchomości musisz posiadać tytuł prawny, np. akt własności, umowę najmu czy użyczenia. Co ważne, od 2026 roku dla nowych firm obowiązkowe będzie posiadanie adresu do e-Doręczeń, co jest istotną zmianą w komunikacji z administracją. Na koniec, aby zarejestrować firmę online przez Biznes.gov.pl, niezbędny będzie Ci Profil Zaufany lub e-dowód, które umożliwią Ci elektroniczne podpisanie wniosku. Mając te informacje, możesz przejść do kwestii finansowych.

Podatki i księgowość: jak wybrać najkorzystniejsze rozwiązania dla Twojej firmy

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji, która wpłynie na rentowność Twojej firmy. Domyślną opcją są zasady ogólne (skala podatkowa), gdzie stawki wynoszą 12% i 32%. Ta forma jest korzystna, jeśli przewidujesz wysokie koszty uzyskania przychodu, ponieważ możesz je odliczyć od dochodu, a także skorzystać z różnych ulg podatkowych. Alternatywą jest podatek liniowy ze stałą stawką 19%. Jest to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców z wyższymi dochodami, którzy nie planują korzystać z ulg podatkowych (np. ulgi na dzieci czy wspólnego rozliczania z małżonkiem). Trzecia opcja to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawki podatku są zróżnicowane i zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Ryczałt jest szczególnie atrakcyjny dla firm z niskimi kosztami, ponieważ podatek płaci się od przychodu, a nie od dochodu. Oprócz wyboru formy opodatkowania dochodu, musisz zdecydować, czy będziesz podatnikiem VAT. Co do zasady, przedsiębiorca musi zarejestrować się jako podatnik VAT (na formularzu VAT-R), ale możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli wartość Twojej sprzedaży nie przekroczy 240 tys. zł rocznie (limit ten wzrośnie od 2026 r.). Istnieje również zwolnienie przedmiotowe dla określonych towarów i usług. Ostatnią kwestią jest księgowość. Możesz prowadzić ją samodzielnie, np. w formie uproszczonej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), co jest dobrym wyborem dla prostych działalności. Jeśli jednak Twoja firma będzie bardziej złożona lub po prostu wolisz skupić się na rozwoju biznesu, warto rozważyć zlecenie księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Teraz, gdy masz już te decyzje za sobą, możemy przejść do samej rejestracji.

Zakładanie firmy krok po kroku: od wniosku CEIDG-1 do rozpoczęcia działalności

1. Rejestracja firmy online to najszybsza i najwygodniejsza metoda. Odbywa się ona bezpłatnie za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl, a do jej finalizacji niezbędny jest Profil Zaufany, który służy do elektronicznego podpisywania dokumentów.
2. Wypełniając wniosek CEIDG-1, musisz poprawnie uzupełnić kluczowe sekcje. Należą do nich dane osobowe, wybrana nazwa firmy, adresy związane z działalnością, wcześniej wybrane kody PKD, forma opodatkowania oraz najważniejsze data rozpoczęcia działalności. Pamiętaj, że działalność możesz rozpocząć nawet w dniu złożenia wniosku.
3. Jedną z największych zalet wniosku CEIDG-1 jest jego funkcja "jednego okienka". Oznacza to, że po pomyślnej rejestracji wniosku, numery NIP i REGON zostaną Ci nadane automatycznie. Nie musisz składać oddzielnych wniosków do urzędu skarbowego czy urzędu statystycznego.

Obowiązki po rejestracji firmy: kluczowe formalności, o których musisz pamiętać

Po pomyślnej rejestracji firmy w CEIDG, nie zapomnij o kilku ważnych obowiązkach. Jednym z nich jest zgłoszenie się do ubezpieczeń w ZUS. Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności. W zależności od Twojej sytuacji, złożysz formularz ZUS ZUA (jeśli podlegasz wszystkim ubezpieczeniom, tj. społecznym i zdrowotnemu) lub ZUS ZZA (jeśli podlegasz tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. masz inny tytuł do ubezpieczeń społecznych). Kolejną kwestią jest konto firmowe. Chociaż dla jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest ono obowiązkowe (możesz używać konta osobistego), to jednak jest wysoce zalecane dla przejrzystości finansów. Co więcej, jeśli jesteś podatnikiem VAT, posiadanie oddzielnego rachunku firmowego jest konieczne, aby mógł on znaleźć się na tzw. Białej Liście Podatników VAT. Jeśli zdecydujesz się na konto firmowe, pamiętaj, aby zgłosić je do urzędu skarbowego i ZUS poprzez aktualizację wpisu w CEIDG. Jeśli Twoja firma nie korzysta ze zwolnienia z VAT, musisz złożyć formularz VAT-R najpóźniej dzień przed rozpoczęciem pierwszej sprzedaży. Na koniec, często pojawia się pytanie o pieczątkę firmową. Chociaż nie jest ona obowiązkowa, w niektórych sytuacjach (np. przy podpisywaniu umów czy dokumentów bankowych) może okazać się użyteczna i przyspieszyć formalności. Po tych krokach, pozostaje Ci już tylko zapoznanie się ze składkami ZUS.

Przeczytaj również: Koszty w jednoosobowej firmie: Jak bezpiecznie obniżyć podatki?

Składki ZUS w 2026 roku: poznaj ulgi i sprawdź, ile zapłacisz

Kwestia składek ZUS jest często źródłem obaw dla początkujących przedsiębiorców, ale na szczęście istnieją ulgi, które znacznie obniżają koszty na start. Pierwszą z nich jest Ulga na start, która pozwala na opłacanie wyłącznie składki zdrowotnej przez pierwsze 6 pełnych miesięcy działalności. To duża ulga, ponieważ zwalnia Cię z płacenia składek społecznych. Po zakończeniu Ulgi na start możesz skorzystać z Preferencyjnego ZUS (Mały ZUS), który trwa przez kolejne 24 miesiące. W tym okresie opłacasz obniżone składki społeczne, których podstawą jest 30% minimalnego wynagrodzenia. Prognozowana kwota na 2026 rok to około 456 zł miesięcznie. Po tych 30 miesiącach ulg (6 miesięcy Ulgi na start + 24 miesiące Preferencyjnego ZUS) czeka Cię tzw. Duży ZUS. Podstawa wymiaru składek społecznych to wówczas 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, co na 2026 rok prognozowane jest na około 1927 zł miesięcznie. Istnieje również opcja Mały ZUS Plus, przeznaczona dla firm z przychodem do 120 tys. zł rocznie, gdzie wysokość składek jest uzależniona od dochodu. Niezależnie od wybranej ulgi, zawsze musisz opłacać składkę zdrowotną. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania oraz osiąganego dochodu lub przychodu. Minimalna składka zdrowotna dla skali podatkowej i podatku liniowego prognozowana jest na 432,54 zł. Dokładne zrozumienie tych ulg i prognozowanych kwot pozwoli Ci lepiej zaplanować budżet Twojej nowej firmy.