Otrzymanie faktury z opóźnieniem to sytuacja, z którą wielu przedsiębiorców boryka się na co dzień. Kluczowe jest zrozumienie, że zasady księgowania takich dokumentów różnią się znacząco w zależności od tego, czy mówimy o podatku dochodowym (PIT/CIT), czy o podatku VAT. W tym artykule wyjaśniam, jak prawidłowo postępować w obu przypadkach, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych korekt.
Księgowanie spóźnionych faktur kluczowe zasady dla PIT/CIT i VAT
- Zasady księgowania faktur z opóźnieniem różnią się dla podatku dochodowego (PIT/CIT) i podatku VAT.
- Dla VAT kluczowa jest data otrzymania faktury, a nie jej wystawienia.
- Dla PIT/CIT moment ujęcia kosztu zależy od metody księgowej (memoriałowa lub kasowa).
- Istnieją elastyczne terminy na odliczenie VAT (3 lub 2 kolejne okresy rozliczeniowe).
- Korekta JPK_V7 nie zawsze jest konieczna, jeśli skorzysta się z późniejszych terminów odliczenia VAT.
- Zalecam dokumentowanie daty otrzymania faktury.
Jak księgować fakturę z poprzedniego miesiąca w podatku dochodowym
Z mojego doświadczenia wynika, że jednym z najczęstszych błędów jest automatyczne przenoszenie zasad z VAT na podatek dochodowy. Musimy pamiętać, że moment ujęcia kosztu dla PIT/CIT i moment odliczenia VAT to dwie zupełnie odrębne kwestie, regulowane innymi przepisami. Dlatego zawsze podkreślam, że należy je rozpatrywać niezależnie.
W kontekście podatku dochodowego, moment ujęcia kosztu zależy przede wszystkim od metody księgowej, którą stosuje przedsiębiorca. Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) metodą memoriałową przypisują koszty do przychodów, których te koszty dotyczą. Z kolei metoda kasowa, często stosowana przez mniejszych przedsiębiorców w KPiR, charakteryzuje się tym, że koszty księguje się w dacie ich poniesienia, czyli zazwyczaj w dacie wystawienia faktury.
Dla przedsiębiorców stosujących metodę memoriałową, zasada jest jasna: koszt powinien być zaksięgowany w okresie, którego dotyczy, niezależnie od daty wystawienia faktury czy jej otrzymania. Jeśli na przykład faktura dotyczy usługi wykonanej w grudniu, ale otrzymaliśmy ją dopiero w styczniu, to koszt ten powinien zostać przypisany do grudnia. W praktyce oznacza to, że jeśli grudzień został już zamknięty, może być konieczna korekta zapisów księgowych za ten okres.
Natomiast przedsiębiorcy stosujący metodę kasową mają nieco większą elastyczność. Koszt księguje się w dacie poniesienia, czyli najczęściej w dacie wystawienia faktury. Jednakże, jeśli faktura z poprzedniego miesiąca dotrze do nas przed zamknięciem bieżącego miesiąca i złożeniem deklaracji, możemy ją ująć w kosztach miesiąca, w którym ją otrzymaliśmy. To uproszczenie jest bardzo pomocne w codziennej pracy.
Co jednak, gdy faktura dotrze do nas po zamknięciu roku podatkowego? Dla metody memoriałowej, jeśli koszt jest istotny, może być konieczna korekta zeznania rocznego, aby ująć go we właściwym okresie. Wiem jednak, że w praktyce małe firmy często decydują się na zaksięgowanie takich faktur w bieżącym miesiącu, w którym je otrzymały, o ile nie zaburza to znacząco wyniku finansowego za poprzedni rok. To pragmatyczne podejście, które, choć nie zawsze idealnie zgodne z literą prawa, jest często tolerowane, jeśli wpływ na podatek jest marginalny.
Odliczenie VAT z faktury za poprzedni miesiąc masz więcej czasu niż sądzisz
Przechodząc do kwestii VAT, muszę podkreślić "złotą zasadę" odliczania podatku: podatnik ma prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. To właśnie data otrzymania faktury jest tutaj kluczowa i często pomijana.
Wielu przedsiębiorców nie wie, że przepisy VAT są w tym zakresie dość elastyczne. Jeśli nie odliczymy VAT w okresie otrzymania faktury, nic straconego! Możemy to zrobić w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (dla rozliczeń miesięcznych) lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (dla rozliczeń kwartalnych). Ta zasada daje nam cenną przestrzeń na spokojne zaksięgowanie dokumentów.
Dla podatników rozliczających się miesięcznie, terminy wyglądają następująco: jeśli fakturę otrzymaliśmy w styczniu (niezależnie od tego, czy data wystawienia to styczeń, czy grudzień), możemy odliczyć VAT w deklaracji za styczeń, luty, marzec lub kwiecień. To daje nam aż cztery miesiące na podjęcie decyzji o odliczeniu, co jest bardzo wygodne i pozwala uniknąć pośpiechu.
Podobnie jest w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie. Jeśli fakturę otrzymaliśmy w I kwartale (styczeń-marzec), możemy odliczyć VAT w deklaracji za I, II lub III kwartał. To oznacza, że mamy czas aż do złożenia deklaracji za trzeci kwartał, aby ująć ten podatek naliczony. Jest to szczególnie przydatne dla mniejszych firm, które nie zawsze mają bieżący dostęp do wszystkich dokumentów.
Wyobraźmy sobie praktyczny przykład: faktura została wystawiona w styczniu, ale z jakiegoś powodu dotarła do nas dopiero w marcu. Jeśli rozliczamy się miesięcznie, mamy następujące opcje odliczenia VAT: możemy ująć ją w deklaracji za marzec (miesiąc otrzymania), kwiecień, maj lub czerwiec. Jak widać, nie ma żadnej presji, aby korygować deklarację za styczeń, bo po prostu nie mieliśmy tej faktury. Wystarczy ująć ją w bieżącym lub jednym z kolejnych, dozwolonych okresów.
Korekta JPK_V7 kiedy jest konieczna, a kiedy możesz jej uniknąć?
Wielokrotnie spotykam się z pytaniem, czy spóźniona faktura zawsze oznacza konieczność korekty JPK_V7. Moja odpowiedź brzmi: nie zawsze! Jeśli zdecydujemy się odliczyć VAT w jednym z kolejnych dozwolonych okresów rozliczeniowych na przykład w drugim lub trzecim miesiącu po otrzymaniu faktury nie ma absolutnie żadnej potrzeby składania korekty pliku JPK_V7 za pierwotny okres. To jest ta elastyczność, o której wspominałem wcześniej i którą warto wykorzystywać.
Korekta JPK_V7 jest natomiast konieczna w sytuacji, gdy podatnik chce "cofnąć" odliczenie VAT do okresu, za który deklaracja została już złożona i wysłana. Przykładowo, jeśli faktura wystawiona w styczniu dotarła do nas w marcu, a my z jakiegoś powodu upieramy się, by ująć ją w rozliczeniu za styczeń (mimo że w styczniu jej nie mieliśmy), to tak musimy złożyć korektę styczniowego JPK_V7. W takich przypadkach często widzę, że przedsiębiorcy sami sobie komplikują życie, zamiast skorzystać z prostszego rozwiązania.
Jeśli już musimy przeprowadzić korektę pliku JPK_V7, oto ogólne kroki, które należy wykonać:
- Zidentyfikuj błąd: Upewnij się, że faktycznie musisz skorygować deklarację, a nie możesz po prostu ująć faktury w bieżącym okresie.
- Przygotuj skorygowany plik: W swoim programie księgowym wygeneruj korektę pliku JPK_V7 za dany okres, wprowadzając brakującą fakturę.
- Dołącz uzasadnienie: Zawsze dołączaj pisemne uzasadnienie przyczyn korekty. W przypadku spóźnionej faktury wystarczy krótka informacja, że faktura została otrzymana po terminie złożenia pierwotnej deklaracji.
- Wyślij korektę: Złóż skorygowany plik JPK_V7 wraz z uzasadnieniem do urzędu skarbowego.
Najczęstsze błędy przy spóźnionych fakturach i jak ich unikać
Jednym z najczęstszych błędów, które obserwuję, jest automatyczne księgowanie kosztu i VAT w tym samym miesiącu, w którym faktura została wystawiona lub w którym została otrzymana, bez rozróżnienia zasad. To jest błąd, ponieważ, jak już wspomniałem, zasady dla PIT/CIT i VAT są odrębne. Dla podatku dochodowego liczy się okres, którego koszt dotyczy (metoda memoriałowa) lub data poniesienia (metoda kasowa), a dla VAT kluczowa jest data otrzymania faktury i elastyczne terminy odliczenia.
Kolejną istotną kwestią, którą zawsze podkreślam, jest znaczenie dokumentowania daty otrzymania faktury. Prosta pieczątka z datą wpływu na fakturze może zaoszczędzić wiele problemów. Ta data jest absolutnie kluczowa dla prawidłowego odliczenia VAT, ponieważ od niej liczą się wspomniane wcześniej terminy. Bez udokumentowanej daty otrzymania, w razie kontroli, trudno będzie udowodnić, dlaczego odliczyliśmy VAT w danym okresie.
Trzeci błąd to nieuzasadniona korekta deklaracji VAT. Wielu przedsiębiorców, widząc fakturę z poprzedniego miesiąca, od razu myśli o korekcie JPK_V7, co generuje dodatkową pracę i stres. Pamiętajmy, że często można uniknąć korekty, po prostu korzystając z elastycznych terminów na odliczenie VAT. Ujęcie faktury w bieżącym lub jednym z kolejnych miesięcy jest w pełni prawidłowe i pozwala zaoszczędzić czas i nerwy.
Checklista postępowania ze spóźnioną fakturą krok po kroku
Aby ułatwić Państwu postępowanie ze spóźnionymi fakturami, przygotowałem krótką checklistę. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie i odnotowanie dokładnej daty otrzymania dokumentu. To absolutna podstawa, bez której trudno o prawidłowe dalsze kroki. Jak już wiemy, ta data jest kluczowa, zwłaszcza dla podatku VAT.
Następnie należy określić, kiedy należy ująć koszt w podatku dochodowym. Tutaj musimy odwołać się do metody księgowej, którą stosujemy memoriałowej lub kasowej. Pamiętajmy o zasadach przypisywania kosztów do okresów, których dotyczą, lub do daty ich poniesienia, zgodnie z wcześniej omówionymi regułami.
Ostatnim, ale równie ważnym krokiem jest wybór najkorzystniejszego i prawidłowego okresu do odliczenia podatku VAT. Zawsze bierzmy pod uwagę elastyczne terminy, które dają nam przepisy. Często najlepszym rozwiązaniem jest ujęcie VAT w bieżącym okresie, co pozwala uniknąć niepotrzebnych korekt JPK_V7 i oszczędza czas.
